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2005年11月19日 (土)

すぐやらなくていいタスクの管理

 私のタスク管理の問題点として、もう1つのタイプがありました。

 それは、期限が決まっていないのではなく、開始日が決まっていないタスク、すなわち「すぐやらなくていいタスク」です。いわゆる緊急度は非常に低いが、重要度は高いというタスクになります。

 これを処理する方法として、1つの考え方として、「とにかくすぐに始めてしまう」というものがあるかと思います。確かにこれもよい方法だとは思いますが、もっと緊急度が高いタスクがたくさんあって、とてもすぐには始められない場合や、様々な制約によって、開始日を先日付にせざるをえない場合もあります。このような「今はしなくてよいもの」と「今しなくてはいけないこと」をどのように並行して管理するかが問題です。

 もちろん、すべてのタスクを1つのTODOリストで管理するという方法もありますが、タスクの数が多くなると(特に、タスクを細分化すれば、必然的にタスクの量は増えていきます)、どれが急ぎのタスクか一目で分かりにくくなってしまいます。

 最近読んだ西村晃さんの本「あなたの人生を変える手帳術」には、実行できる時期の先の予定表にポストイットを張り付けておくという方法が紹介されています。確かにこれも1つの方法ですが、予定表のそのページを見ないと思い出さないかもしれないというのもちょっと心配です。

 すぐしなくてもいいタスクは、とにかく今日は思い出さなくてよい、でも完全に忘れてはいけないという点がちょっと厄介です。

 こういう場合に、熊谷さんの本にも出ていた「DWMY式」の管理方法が有効なのではないかと思います。すなわち、TODOリストを今日、今週、今月、今年の4つのリストに分け、それぞれ、今日すべきこと、今週中にすべきこと、今月中にすべきこと、それ以降にすべきことを書き込んでおくというものです

 この方法、以前、別の本で読んで実行していたことがあるのですが、結構便利です。とにかく、「今日はこれだけやればいい」ということがすぐ分かるというのが安心でした。ただ、当時は紙にTODO一覧リストを作る形で管理していたので、リストを書き直すのが大変になり、やめてしまいました(^^;

 ポストイットに各タスクを書いて貼り付ける方法なら、DWMY式の管理も可能かもしれません。例えば、先日発売された「日経ビジネスアソシエ12・6号」に掲載された、マーキュリッチ副社長・野村尚義さんのポスト・イット中心の手帳は、1件1ポスト・イットとして、今日、今週、今月、今年の4つに区分して貼っています。でも、やはりリスト形式の方が見やすいかな、と思います。まあ、慣れの問題かもしれませんが。

 CLIE TH-55のTODO機能をうまく使うと何とかなりそうな気もするのですが。ちょっと研究してみます。

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